A escolha do anexo é como trocar a marcha na ladeira: se você acerta a hora, o carro sobe leve; se erra, o motor sofre e o consumo dispara. Muitos consultórios sentem esse tranco quando descobrem que pagaram imposto a mais por meses por falta de um detalhe: o Fator R.
Para quem busca “psicólogo no Simples Nacional qual anexo”, o ponto-chave é entender que serviços de psicologia podem cair em dois cenários tributários diferentes e a razão entre folha e receita é o volante dessa direção. É comum ver profissionais mudando de anexo ao longo do ano sem perceber, porque a regra avalia um período contínuo e não apenas o mês isolado.
O problema de seguir conselhos genéricos: “paga um pró-labore qualquer” ou “coloca tal CNAE e pronto” costuma dar errado. Sem medir a razão correta, o consultório pode escorregar para uma carga maior, perder margem e travar o crescimento. Guias superficiais param na definição e não mostram como manter o enquadramento mês a mês com segurança.
O que você vai levar deste guia: um passo a passo claro para calcular a razão folha/receita, simulações comparando cenários, ajustes práticos de pró-labore dentro da lei e uma rotina mensal simples para manter o consultório no melhor anexo possível. A ideia é tirar o peso técnico do seu colo e entregar ações objetivas que cabem na sua agenda.
Anexo III ou Anexo V: qual se aplica ao psicólogo
A regra que decide é o Fator R: psicologia no Simples pode ir ao Anexo III ou ao Anexo V conforme a razão entre folha e receita dos últimos 12 meses. Vamos direto ao ponto e mostrar como isso se aplica no seu consultório.
Regras do Simples para serviços de psicologia
Fator R ≥ 28% → Anexo III; menor que 28% → Anexo V. É a regra da Lei Complementar 123/2006 para psicologia. Na prática, com Anexo III: 6% na 1ª faixa e Anexo V: 15,5%, a diferença começa grande. O cálculo usa uma janela de 12 meses, refeita a cada mês.
O que entra na folha: pró-labore dos sócios, salários (com 13º na competência dos encargos), INSS patronal e FGTS. Pagamentos a autônomos (contribuinte individual) também entram conforme a base previdenciária. O que não entra: distribuição de lucros e bolsas de estagiário. A psicologia está na lista do art. 18, § 5º-B da LC 123; o gatilho de 28% está no § 5º-M.
Exemplo rápido: com R$ 180.000 de receita em 12 meses, a folha precisa atingir cerca de R$ 50.400 para bater 28% (algo como R$ 4.200/mês de pró-labore, se não houver CLT). A conta é mensal, sempre olhando os 12 meses anteriores.
O papel do CNAE e da atividade efetiva
Mesmo CNAE, dois anexos possíveis. O código da psicologia é o CNAE 8650-0/03, mas quem define o anexo é o resultado do Fator R. Trocar CNAE não “escapa” do Anexo V se a folha ficar abaixo de 28%.
Atividade efetiva conta: emite suas notas como serviços de psicologia? Então a regra do Fator R se aplica. Garanta que descrição dos serviços, contratos e RPS reflitam o que você faz de fato. O enquadramento segue a atividade exercida e o cálculo legal, não um rótulo criativo no CNPJ.
Quando o enquadramento muda ao longo do ano
Muda mês a mês. O Fator R é recalculado com a janela de 12 meses. Você pode estar no Anexo III em março e cair no V em abril se a razão folha/receita ficar abaixo de 28%.
Efeitos sazonais existem: 13º e admissões elevam a folha; meses fracos de faturamento derrubam a razão. Para empresa nova, a Resolução CGSN 140/2018 considera 28% nos 2 primeiros meses e anualiza até o 13º, o que tende a começar no Anexo III e depois ajustar.
Exemplo prático: receita de R$ 180 mil/12m com pró-labore baixo pode ficar no V; ao elevar o pró-labore e recolher INSS/FGTS corretamente, a razão pode voltar a ≥ 28% no mês seguinte e levar ao III.
Diferença prática de alíquotas efetivas nas faixas
O salto inicial é 6% vs. 15,5%. Na 1ª faixa, a alíquota efetiva é a nominal (sem dedução), então a diferença é de 9,5 pontos percentuais sobre o faturamento.
Nas faixas acima: a alíquota cresce e há deduções, mas o Anexo V segue mais pesado na mesma faixa de receita. Por isso, manter Fator R ≥ 28% costuma reduzir o DAS mês a mês. Teste com seus 12 meses: pequenas variações no pró-labore podem mudar o anexo e a carga efetiva.
O que é o Fator R e por que ele muda tudo para o psicólogo
O Fator R é a chave: ele compara sua folha de pagamentos com a sua receita dos últimos 12 meses e decide o anexo do mês. Se a razão atinge 28% ou mais, você cai no Anexo III; se fica abaixo, vai para o Anexo V. Simples de entender, decisivo para o seu DAS.
A razão entre folha e receita que define o anexo
Fator R = folha/receita: some a folha dos últimos 12 meses e divida pela receita bruta do mesmo período; Fator R ≥ 28% leva a receita daquele mês ao Anexo III, menor que 28% leva ao Anexo V (LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-J e 5º-M). Na 1ª faixa, isso é a diferença entre 6% (III) e 15,5% (V). Exemplo: R$ 50.400 de folha ÷ R$ 180.000 de receita = 28%.
Como aplicar no consultório: calcule a razão antes de fechar o PGDAS-D. Se estiver perto de 28%, ajuste o pró-labore ainda no mês de competência, com INSS e FGTS corretos, para não perder o Anexo III.
Quais pagamentos entram na base da folha
Entram salários, pró-labore, INSS e FGTS. A lei considera o que você pagou a pessoas físicas pelo trabalho, incluído pró-labore, salários com 13º, remuneração a autônomos pessoa física, mais INSS patronal e FGTS efetivamente recolhidos (LC 123/2006, art. 18, § 24; Res. CGSN 140/2018, art. 26). Não entram lucros, aluguéis e benefícios.
Dica prática: valide no eSocial/DCTFWeb os valores pagos e recolhidos. Sem recolhimento de FGTS/INSS, o item não compõe a folha do Fator R naquele mês.
Período de apuração e análise de 12 meses
Janela de 12 meses. A cada apuração, o sistema usa os 12 meses anteriores ao mês do DAS. Empresa nova usa a receita do mês × 12 no 1º mês; do 2º ao 12º, média dos meses × 12 (Res. CGSN 140/2018, arts. 22 e 26). Há regras para casos sem folha ou sem receita no período.
Casos-limite: se a folha for zero, o fator é tratado como mínimo e a receita vai ao Anexo V; se houver folha e receita zero nos 12 meses, a legislação operacional prevê parâmetro de 28% para a decisão do mês. Em 2026, valem as regras da Resolução 140; alterações aprovadas para 2027 não se aplicam ainda.
Riscos comuns de cálculo e como evitar
Erros que derrubam o fator: confundir benefícios com folha, esquecer FGTS/INSS efetivamente pagos, ignorar autônomos pessoa física, usar valores sem registro em folha, ou errar o período da janela de 12 meses. Tudo isso puxa você ao Anexo V à toa.
Como evitar: feche pró-labore e salários até o último dia útil do mês, confira guias eSocial, DCTFWeb e FGTS, e rode a simulação do Fator R antes do PGDAS-D. Mantenha planilha com RBT12 e folha dos 12 meses para decidir rápido e com segurança.
Como calcular o Fator R do seu consultório de psicologia passo a passo
Vamos por etapas e sem mistério: todo mês você soma a folha paga e a receita bruta dos últimos 12 meses, divide um pelo outro e confere se bate 28%. Esse número diz o anexo do mês no PGDAS-D.
Levantar pró-labore, salários, encargos e prestadores
Fator R = Folha ÷ RBT12: inclua pró-labore conta, salários (com 13º), pagamentos a autônomos pessoa física, mais INSS patronal e FGTS efetivamente recolhidos (LC 123/2006, art. 18, § 24; Res. CGSN 140/2018, art. 26). Deixe fora distribuição de lucros e notas de pessoas jurídicas.
Dica prática: monte a sua janela de 12 meses com uma planilha: colunas por mês, linhas para pró-labore, salários, CPP/INSS, FGTS e autônomos PF. Some tudo para achar a Folha12.
Separar receitas de serviços e receitas não operacionais
Use a receita bruta total: some a RBT12 por competência, como o PGDAS-D faz. Entram serviços da clínica e receitas acessórias tributáveis. Ficam fora vendas canceladas e descontos incondicionais (LC 123/2006, art. 18; Res. 140/2018, art. 22).
Evite erros: não misture aportes dos sócios, empréstimos e rendas financeiras. Eles não compõem a base da RBT12 para o Fator R.
Fazer a média móvel dos últimos 12 meses
É uma janela deslizante: some a Folha12 e a RBT12 dos 12 meses anteriores ao mês da apuração; divida e compare com 28% define anexo. Exemplo redondo: R$ 50.400 ÷ R$ 180.000 = 28%.
Empresa nova: no 1º mês, a receita do mês é multiplicada por 12; do 2º ao 12º, usa-se a média dos meses anteriores × 12 (Res. CGSN 140/2018, art. 22). O PGDAS-D refaz essa conta todo mês.
Conferir documentos: holerites, eSocial e extratos
Comprovado no eSocial: a folha que vale é a que foi declarada e paga. Cruze holerites, GFIP/eSocial, DCTFWeb, guias de FGTS e INSS e extratos bancários. Sem recolhimento, aquele valor não entra na Folha12.
Checklist final: feche pró-labore e salários até o fim do mês, gere guias e quite. Atualize a planilha da janela de 12 meses e rode o cálculo antes do PGDAS-D. Se o resultado ficar em 27% e pouco, reavalie o pró-labore dentro da lei para buscar ≥ 28%.
Simulação real: a mesma receita no Anexo III e no Anexo V
Vamos colocar números na mesa: a mesma receita pode gerar um DAS bem diferente no Anexo III e no Anexo V. A diferença nasce do Fator R e da alíquota efetiva, que usa a fórmula legal com a parcela a deduzir.
Cenário com a razão atendida: impacto na alíquota efetiva
Com Fator R ≥ 28%, a tributação vai para o Anexo III e a alíquota efetiva cai. Pela lei, a conta é (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12. Exemplo real: com RBT12 = R$ 300.000, o Anexo III (2ª faixa: 11,2% e PD R$ 9.360) resulta em 8,08%. Num mês de R$ 25.000, o DAS fica em cerca de R$ 2.020.
Na 1ª faixa, o III começa em 6%. É o cenário típico de consultórios que mantêm o Fator R acima de 28%: uma mordida menor, mês a mês.
Cenário sem a razão atendida: carga maior
Com Fator R < 28%, a atividade vai ao Anexo V e a carga sobe. No mesmo exemplo de RBT12 = R$ 300.000, o V leva a uma efetiva de 16,50%. Sobre R$ 25.000, o DAS salta para R$ 4.125. A diferença mensal é de cerca de R$ 2.105 para a mesma receita.
Na primeira faixa, o V parte de 15,5%. Em consultórios que ainda estão começando, essa diferença contra os 6% do III pesa bastante no caixa.
Pontos de virada ao longo das faixas do Simples
A diferença encurta nas faixas altas. No topo da 2ª faixa, o III gira perto de 8,6% e o V de 16,75%. Na 3ª, algo como 11,05% vs 18,12%. Em cenários de 6ª faixa, pode haver inversão: V perto de 19,25% e III de 19,50%. Tudo depende da RBT12 e da fórmula com a parcela a deduzir.
Por isso, sempre use a fórmula oficial para achar a alíquota efetiva do mês e só então compare. A parcela a deduzir suaviza as transições e muda o resultado.
O que mudar para migrar de volta ao Anexo III
Eleve a folha com lastro legal. Ajuste o pró-labore e, se for o caso, contratações, assegurando INSS/FGTS pagos. Mire 28% na janela de 12 meses para voltar ao Anexo III já na próxima apuração.
Exemplo prático: com RBT12 = R$ 180.000, a folha precisa somar cerca de R$ 50.400 no período (algo perto de R$ 4.200/mês, sem CLT) para cravar 28%. Revise a janela mês a mês: pequenas correções de pró-labore, feitas em tempo e com recolhimentos, costumam resolver.
Como ajustar o pró-labore para garantir o Anexo III legalmente
Ajuste com método e prova: pró-labore define seu Fator R, mas só conta se estiver formalizado e com INSS/FGTS pagos. O alvo é manter 28% na janela dos 12 meses para ficar no Anexo III.
Definir um pró-labore compatível com a receita
Use o 28% como mira: calcule quanto falta para a sua folha atingir 28% da RBT12 e transforme isso em pró-labore sustentável. A conta prática é: pró-labore alvo ≈ 0,28 × RBT12 − (salários + INSS patronal + FGTS + autônomos PF), dividido por 12.
Exemplo direto: com RBT12 de R$ 180.000 e sem CLT, a folha-alvo é R$ 50.400. Isso pede cerca de R$ 4.200/mês de pró-labore para cravar 28%. Simule antes de fechar o PGDAS-D.
Diferença entre distribuição de lucros e pró-labore
Lucro não entra no Fator R; pró-labore entra. Pró-labore é remuneração do trabalho e tem INSS do sócio (11%) até o teto e IRRF pela tabela. Lucros são retiradas do resultado contábil e, com escrituração em dia, não têm INSS nem IR para o sócio até os limites legais, mas não aumentam o Fator R.
Regra de ouro: pague pró-labore pelo menos para quem trabalha na empresa e distribua lucros só com balancete e ata. Misturar tudo em “lucro” derruba o Fator R e empurra você ao Anexo V.
Boas práticas de folha: eSocial, INSS e FGTS em dia
Só vale o que foi declarado e pago. A lei considera remunerações e encargos efetivamente recolhidos. Cadastre o sócio no eSocial, informe o pró-labore, feche a DCTFWeb, quite o INSS e o FGTS Digital nos prazos. Sem guia paga, aquele valor não entra na Folha12.
Checklist rápido: pró-labore lançado no eSocial, DARF/INSS e FGTS quitados, extrato bancário batendo. Guarde tudo: é assim que você prova o Fator R quando precisar.
Planejamento mensal sem infringir regras fiscais
Regra prática e segura: rode o Fator R antes do PGDAS-D, ajuste o pró-labore no mês de competência e evite retroativos. Mantenha uma margem de segurança (ex.: 28,1% a 28,5%) para variações.
Passos que funcionam: projete a janela de 12 meses, documente o valor em contrato ou ata, pague e declare no eSocial. O lucro, quando houver, sai depois, em lançamento separado. Assim você sustenta o Anexo III com tranquilidade.
Conclusão: rotina mensal para não cair no Anexo V sem perceber
Rotina salva imposto: calcule o Fator R todo mês pela janela de 12 meses, feche pró-labore e encargos antes do PGDAS-D e guarde as provas. Use uma margem de segurança (28,1% a 28,5%), confira eSocial, DCTFWeb e FGTS pagos e simule a alíquota efetiva. Quando a receita oscilar, ajuste rápido para não escorregar para o Anexo V.
Precisa de um plano simples que funcione no dia a dia? A Yonder Contabilidade monta um fluxo mensal com painel do Fator R (12 meses), simulação do DAS e checklist de folha antes dos prazos. Peça o “check-up do Fator R” da Yonder e implante o painel mensal para manter seu consultório no Anexo III com segurança — sem sustos no caixa.
Key Takeaways
Aprenda a usar o Fator R para manter psicólogos no Anexo III do Simples, reduzir o DAS e estruturar uma rotina mensal segura e comprovável.
- Fator R decide o anexo: Folha ÷ receita dos últimos 12 meses ≥ 28% leva ao Anexo III; abaixo disso, Anexo V; o cálculo é mensal, em janela móvel.
- O que entra na folha: Pró-labore, salários, autônomos pessoa física, INSS patronal e FGTS pagos contam; distribuição de lucros e notas de PJ não contam.
- Comprovação no eSocial: Só vale o que foi declarado e recolhido (eSocial, DCTFWeb, FGTS Digital, extratos); sem guia paga, não entra no Fator R.
- Diferença de alíquota efetiva: Na 1ª faixa é 6% (III) vs 15,5% (V); com RBT12 de R$ 300 mil, efetiva típica é 8,08% (III) vs 16,50% (V), diferença de ~R$ 2.105 em R$ 25 mil/mês.
- Planilha da janela de 12 meses: Some Folha12 e RBT12, calcule o Fator R e simule no PGDAS-D antes do fechamento; corrija ainda no mês de competência.
- Pró-labore como alavanca: Calcule quanto falta para 28% e ajuste legalmente; com RBT12 de R$ 180 mil, a folha-alvo é R$ 50.400/ano (~R$ 4.200/mês).
- Margem de segurança: Trabalhe entre 28,1% e 28,5% para absorver oscilações de receita, 13º e admissões sem cair no Anexo V.
- Faixas e pontos de virada: A diferença encurta nas faixas altas e pode inverter na 6ª; sempre aplique (RBT12 × alíquota nominal − PD) ÷ RBT12 para decidir.
Resultado consistente vem de rotina: fator R monitorado, folha formalizada e pagamentos em dia transformam 28% em economia real no caixa.
FAQ — Psicólogo no Simples Nacional: Fator R, Anexo III ou V e pró-labore
Psicólogo fica no Anexo III ou no Anexo V?
Depende do Fator R. Se a razão folha/receita dos últimos 12 meses for igual ou maior que 28%, o mês tributa pelo Anexo III (alíquota inicial de 6%). Abaixo de 28%, vai para o Anexo V (alíquota inicial de 15,5%). O cálculo é mensal, sempre na janela móvel de 12 meses.
O que entra no cálculo do Fator R para psicologia?
Entram pró-labore dos sócios, salários (inclui 13º), pagamentos a autônomos pessoa física, INSS patronal e FGTS efetivamente recolhidos. Não entram distribuição de lucros, notas de pessoas jurídicas, aluguéis e benefícios. Somam-se os últimos 12 meses e divide-se pela receita bruta do mesmo período.
Qual pró-labore preciso para ficar no Anexo III?
O suficiente para que Folha12 ÷ RBT12 ≥ 28%. Exemplo: com RBT12 de R$ 180.000, a folha-alvo é R$ 50.400/ano (~R$ 4.200/mês se for só pró-labore). Considere também o custo de INSS (11% até o teto) e IRPF na pessoa física.
O anexo pode mudar ao longo do ano?
Sim. O enquadramento pode alternar entre III e V mês a mês conforme a janela de 12 meses. Sazonalidade de faturamento, 13º salário e admissões/saídas alteram a razão. Tenha margem de segurança (ex.: 28,1%–28,5%) e mantenha eSocial, DCTFWeb e FGTS em dia para a folha “contar” no cálculo.
Como calcular a alíquota efetiva do DAS no mês?
Use a fórmula legal: alíquota efetiva = (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12. Aplique essa alíquota efetiva sobre a receita do mês, no anexo definido pelo Fator R (III ou V). Não use a alíquota nominal da tabela diretamente, pois a parcela a deduzir muda o resultado.
Referências Externas
- https://artigos.agilize.com.br/cnae-psicologia-simples-nacional/
- https://contabilidade.com/blog/quanto-um-psicologo-paga-de-imposto-veja-a-tributacao-como-autonomo-simples-nacional-e-lucro-presumido/
- https://scmartinscontabilidade.com.br/cnae-psicologia/
- https://artigos.agilize.com.br/impostos-cnpj-psicologos-simples-nacional/
